職場撰寫郵件的十一條軍規(guī)
文/唐筠 1、郵件要同時(shí)發(fā)給幾個(gè)人,收件人、抄送和密送怎么選擇?需要對(duì)方回信的,就選收件人;只需讓對(duì)方獲知,無需回信的,就選抄送人;不想讓其他人知道的收信人,就選密送。密送還可以讓群發(fā)郵件看起來好像單獨(dú)發(fā)送的,例如同時(shí)給幾位面試者發(fā)通知,就可以用密送。 2、空白標(biāo)題是最失禮的行為;把所有想說的話都寫在標(biāo)題里,郵件正文一片空白同樣失禮。 3、信件正文稱呼不可少,最簡單的一個(gè)“Hi”或者“你好”,有時(shí)比客套的問候更有效。 4、如果一封郵件中提到某些文件,即便你確認(rèn)對(duì)方一定有,最好也在附件中發(fā)一份。收件人直接下載附件一定比在電腦中尋找一份文件更快也更方便。 5、如果你要給對(duì)方發(fā)一份word文檔,最好在郵件正文中用純文本拷貝一下文檔里的內(nèi)容。這樣如果對(duì)方是用手機(jī)查收郵件,就不再需要下載文檔再看了。 6、想跟領(lǐng)導(dǎo)們展示自己精心排版制作的PDF或PPT,最好把每個(gè)頁面單獨(dú)存成圖片格式。 7、不論是什么格式的附件,一定要有一個(gè)簡短且明確的描述,考慮到手機(jī)閱讀的情況,文件名不能過長。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要,那就更加分了。 8、跨國公司的統(tǒng)一郵件簽名格式里,大多數(shù)都包含郵件地址,因?yàn)槟愕男趴赡鼙晦D(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)給其他人,這時(shí)候收件人就只能通過簽名檔找到你的聯(lián)系方式了。 9、最好用“我們”來代替“你”,比方說“我們要按照合同辦”比“你要按照合同辦”看起來更舒服。 10、把所有發(fā)過的郵件保留在發(fā)件箱里絕對(duì)是一個(gè)好習(xí)慣。當(dāng)客戶或者有意刁難你的同事故意說沒有收到你的郵件時(shí),至少你可以打開發(fā)件箱,作為“證據(jù)”。 11、不在半夜給客戶打電話是最基本的禮貌,但半夜給客戶發(fā)郵件卻會(huì)讓他們?yōu)槟愕那趭^感動(dòng)。出差途中,在火車站等嘈雜的地方不方便給老板打電話匯報(bào)情況?用手機(jī)發(fā)一封郵件吧,別忘了提一句,“我在火車站,周圍比較亂,只能用手機(jī)發(fā)郵件”,老板最喜歡這樣的員工。 |
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